Loading...
HomeMy WebLinkAboutAdmin Order 58-22-14-F -- Final SW User FeesAdministrative Order - Page 1 of 2   ADMINISTRATIVE ORDER NO. 58-22-14-F MR  of the City Manager of the City of Eugene SETTING STORMWATER USER FEES AND SUPERSEDING THE FEE SCHEDULE ADOPTED BY ADMINISTRATIVE ORDER NO. 58-21-05-F. The City Manager of the City of Eugene finds as follows: A. Section 6.411 of the Eugene Code, 1971 (EC), authorizes the City Manager to determine and set fees and charges to be imposed by the City for wastewater service, regional wastewater service, and stormwater service. Pursuant to that authority, on May 17, 2021, I issued Administrative Order No. 58-21-05-F making the most recent changes to the stormwater user fees and adopting an updated Stormwater User Fee Schedule. B. On March 14, 2022, I issued Administrative Order No. 58-22-14, ordering that notice be given of the opportunity to submit written comments on my proposal to set new stormwater user fees. The Notice specified that comments on the proposed rates for stormwater service could be submitted orally at the public hearing which would be held remotely on April 6, 2022, at noon using virtual meeting technology, and that written comments could otherwise be submitted to the City’s Public Works Financial Services Manager until 5 p.m. on April 6, 2022. The comments submitted are addressed in the City Manager’s Findings attached as Exhibit B to this Order. C. Based on my investigation of the revenue needs of the City in providing stormwater service using the criteria in EC 6.411(2), and after considering the comments submitted, I find that the stormwater user fees should be amended as proposed. (See Exhibit B) D. The unamended stormwater user fees adopted by Administrative Order No. 58-21- 05-F are incorporated into the Fee Schedule attached as Exhibit A to this Order. On the basis of these findings, I order that: 1. A copy of this Order shall be promptly forwarded to the Mayor and City Councilors. Unless reviewed by the Council pursuant to EC 6.411(1)(f), this Order shall become final on the 11th day after the date it is rendered. 2. Notwithstanding the effective date of this Order as set forth above, the Stormwater User Fee Schedule attached as Exhibit A to this Order is the schedule of fees to be charged for the described services effective for all bills issued on or after July 1, 2022. Administrative Order - Page 2 of 2   3. The Fee Schedule attached to Administrative Order No. 58-21-05-F is superseded by the Stormwater User Fee Schedule attached as Exhibit A to this Order effective for all bills issued on or after July 1, 2022. Dated this 23rd day of May, 2022. Sarah Medary Unless reviewed by Council pursuant to EC 6.411(1)(f), this Order becomes final on June 3rd, 2022. Notice - Page 1 of 1   Exhibit A to Administrative Order No. 58-22-14-F STORMWATER USER FEE SCHEDULE (Effective for all bills issued on or after July 1, 2022) Stormwater User fees are the sum of charges for impervious surface, street-related run-off and an administrative fee. The three categories of “residential” fees all refer to single-family dwellings, and are described as follows: 1. Small Residential Customer. Building footprint is equal to or less than 1,000 square feet. 2. Medium Residential Customer. Building footprint is greater than 1,000 square feet and less than 3,000 square feet. 3. Large Residential Customer. Building footprint is 3,000 square feet or greater. All users other than single family homes and duplexes are included as Commercial/Industrial. The fee for a duplex is calculated as follows: The administrative portion of the fee is based on a single residential account; the street-related portion of the fee is twice the amount for a single family dwelling; and the charge for impervious surface is the same as for a single-family dwelling if the duplex has a vertical configuration and twice that rate if the duplex has a horizontal configuration. The term “per 1,000 sf” refers to square foot of impervious surface area. Small Residential Medium Residential Large Residential Commercial/Industrial Impervious Surface: $8.15 $13.14 $4.53 per 1,000 sf $4.53 per 1,000 sf Street-Related: $2.26 $2.26 $2.26 $1.61 per 1,000 sf Administrative: $0.67 $0.67 $2.11 $2.11 Total Monthly Fee: $11.08 $16.07 Varies Varies Application Fees: Fees Reduction or Elimination of Discharge ....................................................... $150.00 Reduction of Impervious Area: Small or Medium Residential Customer .................................................. $ 50.00 General Customer ..................................................................................... $100.00 Exhibit B to Administrative Order 58-22-14-F Page 1 of 7     CITY MANAGER’S FINDINGS Investigation of Stormwater Service Revenue Needs Pursuant to EC 6.411(2)  and Responses to Public Comments Regarding the Proposed Stormwater User Fee Amendments    Stormwater fees support services that protect clean water in Amazon Creek and the Willamette River,  enhance fish and wildlife habitat, and reduce the risk of flooding. An investigation was conducted to  determine stormwater revenue needs through FY23. The investigation included the following factors, as  outlined in Eugene Code 6.411.    There are many components to the stormwater program. When it rains in Eugene, water hits roofs,  lawns, sidewalks and streets, and picks up oil from cars, sediment, bacteria, grease, and other chemicals  associated with urban life. Instead of soaking into the ground, nature’s natural filter in non‐urban areas,  these contaminants are carried along streets and through underground storm pipes, culverts and  roadside ditches, discharging directly into Amazon Creek or the Willamette River. Pipes and culverts  catch leaves, sediment and litter and must be cleaned regularly. Green infrastructure such as vegetated  swales and rain gardens have been installed to provide treatment for stormwater runoff in some areas  and must also be maintained. Street sweeping, leaf pick up, piped system cleaning, and vegetation  maintenance of rain gardens are just a few of the stormwater operations that the city provides to  maintain this system. In addition to protecting clean water and healthy habitat, a functioning  stormwater system also reduces the risk of flooding.    The City of Eugene is proposing to increase the stormwater user fee by 4%, effective July 1, 2022. This  rate increase provides additional resources to maintain the City’s rapidly growing inventory of green  infrastructure, required to meet federally mandated stormwater treatment standards, which is  forecasted to increase 44% over the next two years. Additionally, this rate increase provides  investments into our urban forestry program to more effectively manage sidewalk and tree conflicts and  for ongoing additional plantings to sustain our urban canopy. Small investments in critical stormwater  operations buildings that that have inadequate electrical systems, roofing concerns and other major  system issues will also be addressed with this rate increase. This fee increase also helps pay for the  additional costs this service will see with the recent adoption of the AFSCME contract, which is  estimated to cost approximately $300K per year, in addition to the general inflationary increases seen  across many industries.    As a reminder, user fees were held flat through FY20 and FY21. To help keep the fund balanced through  these fiscal years, the policy team implemented $1M of underspending. The deferred maintenance from  the underspending resulted in slower response on urban forestry non‐emergency tree issues, longer  maintenance cycles on green infrastructure facilities which increases the chances of localized flooding,  and less cleaning performed on the stormwater pipe system which reduces flow and increases the  chances of localized flooding.    Assuming modest annual increases around 2‐4% for FY24‐FY27, revenues can keep pace with expected  inflation. The policy team will evaluate future rate increases with the declining condition of our  infrastructure while also trying to support our community members and customers in these uncertain  economic times.  Exhibit B to Administrative Order 58-22-14-F Page 2 of 7       What has been charged in the past?    User Category1  Small  Residential2  Medium  Residential3    Large Residential4    Commercial/Industrial    Impervious Surface:  FY20: $7.61 $12.27 $4.23 per 1,000 sf $4.23 per 1,000 sf  FY21:  FY22 Current:  FY23 Proposed:  $7.61  $7.85  $8.15  $12.27  $12.64  $13.14  $4.23 per 1,000 sf  $4.36 per 1,000 sf  $4.53 per 1,000 sf  $4.23 per 1,000 sf  $4.36 per 1,000 sf  $4.53 per 1,000 sf  Street‐Related:  FY20: $2.11 $2.11 $2.11 $1.50 per 1,000 sf  FY21:  FY22 Current:  $2.11  $2.17  $2.11  $2.17  $2.11  $2.17  $1.50 per 1,000 sf  $1.55 per 1,000 sf  FY23 Proposed: $2.26 $2.26 $2.26 $1.61 per 1,000 sf  Administrative:  FY20: $0.62 $0.62 $1.97 $1.97  FY21: $0.62 $0.62 $1.97 $1.97  FY22 Current:  FY23 Proposed:  $0.64  $0.67  $0.64  $0.67  $2.03  $2.11  $2.03  $2.11  Total Monthly Fee:  FY20: $10.34 $15.00 Varies Varies  FY21: $10.34 $15.00 Varies Varies  FY22 Current:  FY23 Proposed:  $10.66  $11.08  $15.45  $16.07  Varies  Varies  Varies  Varies                                1 Duplex rates are modified, based on the building footprint and building configuration  2 Building footprint is equal to or less than 1,000 square feet (sf).  3 Building footprint is greater than 1,000 sf and less than 3,000 sf.  4 Building footprint is 3,000 sf or greater  Exhibit B to Administrative Order 58-22-14-F Page 3 of 7     Residential Stormwater Rate  $45.00 $38.95  $40.00  $35.00  $30.00  $25.00  $20.00  $15.00  $10.00  $5.00  $0.00  $20.19  $14.86 $16.01  $16.07 $18.92  $9.86 $11.91    What are the Federal and State regulations impacting FY23s proposed rate increase?  The City of Eugene holds a permit under the federal Clean Water Act for the stormwater discharged  from the public stormwater system into downstream waterways including Amazon Creek and the  Willamette River. The permit, formally called the National Pollutant Discharge Elimination System  (NPDES) Municipal Separate Storm Sewer System (MS4) Permit, requires that the City reduce the  discharge of pollutants in stormwater runoff to the maximum extent practicable. The City also holds a  permit under the federal Safe Drinking Water Act for stormwater discharged from the public stormwater  system into groundwater via “underground injection controls (UICs),” or drywells. Both clean water  permits, administered by the Oregon Department of Environmental Quality (DEQ), require  implementation of pollution‐reduction best management practices, water quality monitoring, and  regular reporting. Both permits are drivers for the City’s growing inventory of green infrastructure  stormwater facilities such as swales and rain gardens. Federal flood control regulations that impact the  City’s stormwater program include the National Flood Insurance Program and the Flood Control Act.  Federal and state regulations aimed at protecting and restoring healthy fish and wildlife habitat include  the Clean Water Act wetlands protections and the Endangered Species Act. The FY23 proposed budget  for the stormwater program will provide funding for the City to continue carrying out activities and  services necessary to meet these federal and state regulations.    How does the City of Eugene’s proposed rate compare to other similar service providers?  All the cities included in the chart below are regulated under the MS4 permit program, with an  important distinction. “MS4 Phase I permittees” tend to represent larger and more densely populated  areas and must meet additional obligations compared to the smaller “MS4 Phase II permittees.” The  table reflects this distinction in that rates for Corvallis, Springfield, and Albany, all MS4 Phase II  permittees, are on the lower end of the range. All others in the table are MS4 Phase I permittees and  their stormwater programs are more comparable to Eugene’s with the exception of Portland which, in  many older areas of the city, operates a combined wastewater and stormwater system, so the programs  are not comparable in scope.    Exhibit B to Administrative Order 58-22-14-F Page 4 of 7       What is the revenue needed to pay for service proposed in the FY23 Budget?  Sources of Funds:  Beginning Working Capital $7,816,519  Current Rate Revenue $20,516,000  Rate Increase Revenue $821,000  Other Revenue  $836,992  Total Resources  $29,990,511  Uses of Funds:*  Operations & Maintenance    $14,347,160  Capital Projects $2,665,000  Administration $2,325,613  Planning $1,359,170  Utility Right of Way Fee $1,295,000  Utility Administration $743,761  Education $397,358  Ending Working Capital  $6,857,449  Total Requirements  $29,990,511  Rate Increase ‐ Proposed 4.0%  *The rate increase is included in the cost of the above programs.    What are the special surcharge rates for stormwater customers discharging stormwater at  extraordinary expense to the City?  The current fee structure is set up so the more stormwater a large residential or industrial/commercial  property discharges, the more they pay for the City to manage it once it gets to the public system.    Are there other relevant policies adopted by the City Council impacting the FY23 proposed rates?  The City Council‐adopted Comprehensive Stormwater Management Plan (CSWMP, 1993) includes goals,  policies and implementation actions that provide the framework for an integrated multiple‐objective  approach to stormwater management.    Are any IGAs impacting the FY23 proposed rates?  There are no additional new intergovernmental agreements between the City of Eugene and other  entities that will impact the FY23 proposed rates. Existing relevant intergovernmental agreements (e.g.  City of Eugene/Lane County Stormwater IGA, City of Eugene/Lane County Maintenance IGA) are cost  neutral and are updated periodically as needed to maintain parity in level of effort and resources.    Do the rates establish an equity between different classes of rate payers?  The stormwater fee schedule is set up to charge customers whose residence or business generates more  stormwater runoff a higher fee. There are three classes of rates for residential customers based upon  impervious surface area: small, medium, and large. Small and medium residential pay a flat rate. Large  residential and commercial/industrial customers pay per square footage of impervious surface area.  Exhibit B to Administrative Order 58-22-14-F Page 5 of 7         Is the stormwater program paying an appropriate value for the use and occupancy of the City’s right  of‐way system?    The City of Eugene stormwater program is paying a similar charge for the use and occupancy of the City  of Eugene’s right‐of‐way system, when compared to other utilities in the area.    Percentage of Revenue for Use in the Right‐of‐Way      Cable TV 5%  EWEB 6%  Telecommunications  (including Internet access) 7%  NW Natural Gas 5%  COE Stormwater 6%  COE Wastewater 6%        Public Hearing Comments and Responses    Comment: One person had a general concern about the costs of stormwater service and asked whether  the increase has anything to do with state mandate HB 2001 for middle housing.    Response: Staff provided responses to the general concerns at the hearing. Staff explained that the  increase is needed for inflation and revenue falling short of expenses from holding costs flat in  previous years. Staff emailed customer memos with additional information for increases. This  comment does not contain an objection to the proposed fees. No change is being made to the fee  schedule as a result of the comment.    Comment: One person asserted that customers do not have adequate input and that, as they pay more  for services, they receive less service. He asserted that the increase was not related to “the supply  chain.”  Response: No change is being made to the fee schedule as a result of the comments.    Comment: One person supported the increase but requested that the City should then look at better  ways to actually achieve stormwater compliance and cleaner water, perhaps through user education  about roofing and best practices. She noted a stormwater issue on/through her own property.    Response: The City of Eugene’s stormwater education program is designed to reach all ages,  from school‐aged kids to adults, in a variety of ways. Over the past couple years, COVID has  impacted some of our in‐person opportunities to interact with the public, but staff continues to  provide information via our web site (www.happyrivers.org), the annual spring Clean Water  Connections newsletters (sent to over 86,000 residents in 2021), volunteer work parties, radio  Exhibit B to Administrative Order 58-22-14-F Page 6 of 7       and television ads, and social media. With changes in how information is communicated,  stormwater education staff continue to seek more effective ways to connect and share  information.    There are some credits built into the method for calculating stormwater user fees. For example, fees are  reduced for customers who voluntarily retrofit their property to reduce and/or treat runoff. The City has  partnered with the Long Tom Watershed Council to work with interested businesses and industries to  voluntarily retrofit their developed sites to do things like reduce paved areas and incorporate rain  gardens and other green infrastructure.    New development and significant re‐development are required by Eugene Code to capture and treat  stormwater runoff, preferably with green infrastructure facilities such as rain gardens and swales. Staff  conduct plan review and inspections during construction. After the facility is established, private  property owners are required to send annual maintenance logs to the City, and staff conduct periodic  on‐site inspections to ensure the facilities are being maintained properly and continue to function as  designed. With over 1,450 private facilities to inspect and limited staff resources, the frequency of  inspections varies according to certain factors including drainage area, site slope, facility size and  condition, history of non‐compliance, cost of repair/replacement, and likelihood of creating habitat for  pests.    For all properties within the Eugene city limits, Permit and Information Center staff review includes  determining the approved destination for stormwater runoff. Many factors are considered in making  this determination including proximity to property lines, site slopes, soil types, and building codes.  Sometimes the approved destination will be to the ground surface.    Comment: One person asserted, and provided data to support, that the fee structure appears to  arbitrarily and unfairly overcharge properties with small building footprints. He also asserted that “the  policy of charging duplexes double appears to be capricious and contrary to city housing policy that  otherwise encourages the construction of 'Missing Middle' housing types.” His e‐mail included four  specific questions related to these assertions. He argued that the City should “change the fee structure  to eliminate the tiers and instead charge all residential properties a rate based on their square footage  of impervious surface (or use primary structure footprint as a proxy if necessary). Additionally, it would  be most fair to provide a discount for multi‐unit structures as they almost always have more residents  per square foot of impervious surface than single‐unit structures. Until the fee structure is made less  unfair, I oppose any increase in stormwater fees.”    Response: All categories of customers are charged the same Impervious Surface Rate (FY23 proposed  rate is $4.53 per 1,000 sq. ft.).    Most residential customers fall into the small or medium residential category depending on the size of  their estimated building footprint. If the customer's building footprint plus garage area is 1,000 square  feet or less, the customer falls into the small residential category. If the customer's building footprint  plus garage area is between 1,000 and less than 3,000 square feet, the customer falls into the medium  residential category.  Exhibit B to Administrative Order 58-22-14-F Page 7 of 7         While building footprint determines which category a residential customer belongs in, the amount of  the fee will be based on the amount of total impervious surface on a typical property within a category.  Driveways, sheds and cement porches are examples of impervious surfaces that are not included in the  building footprint measurement but do figure into the calculation of the total impervious surface for  that category. Stormwater methodology defines the ESU measurement for a small residential account is  set at 1.8 ESUs. Medium residential accounts are set at 2.9 ESUs.    ESUs are calculated differently for large residential customers than for small and medium residential  customers. To calculate the number of ESUs belonging to a large residential customer, divide the amount  of the customer's impervious surface area by 1,000, truncated, the resultant being the number of ESUs.    Bldg. Footprint  or Actual  Impervious  Area        Tier      Average Sq. Ft.  by Category      Average Sq. Ft. by  Category/1,000        Imp Rate      Total Rate of Imp.  for the Category      Imp. per  1,000 Sq. Ft.  1,000 Small 1,800 1.8  $4.53 $8.15 $0.0082  1,001 Medium 2,900 2.9  $4.53 $13.14 $0.0131  2,999 Medium 2,900 2.9  $4.53 $13.14 $0.0131  3,000 Large varies 3.0 * $4.53 $13.59 $0.0136  4,000 Large varies 4.0 * $4.53 $18.12 $0.0181  8,000 Large varies 8.0 * $4.53 $36.24 $0.0362  **Small and Medium are based on the size of the building footprint (the garage/carport + first floor of the home).  ***Large is based on the actual impervious area.    As you can see from the above table, the impervious surface amount per sq. ft. increases based on the  customer’s tier/total impervious area.    Duplex rates are calculated based on the building footprint and building configuration and are charged  the same three components of the stormwater fee as all other customers. The definition of small  residential category are residential customers who have 1,000 or less square feet of estimated building  footprint. Duplexes with a total footprint of 2,000 square feet or less will be treated as two small  residential properties.    The definition of medium residential category are residential customers who have more than 1,000 and  less than 3,000 square feet of estimated building footprint. Duplexes with a total footprint of more than  2,000 and less than 6,000 square feet will be treated as two medium residential properties.